• Beitrags-Kategorie:Dokumentenmappe
  • Lesedauer:13 min Lesezeit
  • Beitrag veröffentlicht:29. November 2022
Büromaterialien, um wichtige digitale Dokumente auszudrucken und analog zu sichern
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Die analoge Datensicherung wird meines Erachtens nach unterschätzt. Dabei hat jeder von uns wichtige Dokumente und Daten in digitaler Form auf dem PC oder dem Handy. Was passiert aber, wenn wir auf diese auf unbestimmte Zeit nicht mehr zugreifen können?

1. Datensicherung

Der Beitrag Analoge & digitale Dokumentenmappe beschäftigt sich schon mit der Datensicherung in mehrfacher Ausführung. Dennoch möchte ich heute die Problematik hervorheben, die die Digitalisierung im eigenen privaten Umfeld mit sich bringen kann. Wir alle gehen davon aus, dass wir jederzeit auf unsere Daten zugreifen können.

1.1 Digitale Daten

Digitale Daten sind nicht nur die Währung des 21. Jahrhunderts. Sie sind auch beliebt. Scheinen sie doch unser Leben so viel leichter zu machen.

1.1.1 Vorteile digitaler Daten

  • PraktischDas Transferieren von Daten und Nachrichten geschieht in Sekundenschnelle. Und selbst das Aufnehmen geht per Recorder. Der Computer schreibt mit, während du in ihn hinein quatscht. Nebenbei kannst du spazieren gehen, die Wäsche zusammenlegen oder aufräumen. 
  • Mobil: Gespeichert auf dem Handy, dem Laptop, dem iPad, dem USB-Stick, der externen Festplatte oder in der Cloud – du hast sie immer bei dir. 
  • Flexibel: Datenträger sind leicht und nahezu überall verstaubar. 
  • Passwort-geschützt: Du kannst Daten mit einer Passwort-Vergabe vor unerlaubten Zugriffen schützen. Für so manch einen wird dies schon zur Herausforderung sich all die Passwörter zu merken, sodass dann gerne ein Passwortbüchlein* benutzt wird, um sich vor dem Vergessen abzusichern. 
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1.1.2 Grenzen digitaler Daten

Es gibt jedoch Dinge, die können wir nicht digital erledigen – noch nicht.

  • Vertragskündigungen müssen immer noch auf dem Postweg erfolgen. Einen Brief kannst du von Hand schreiben aber hast du auch die Daten, die du dazu benötigst offline zur Hand?
  • Wichtige Dokumente müssen im Original oder in beglaubigter Kopie vorgelegt werden. Eine Anerkennung ist sonst nicht sichergestellt. Auch die Vorsorgevollmacht lässt du sicherheitshalber besser notariell beurkunden. 

1.1.3 Kein Zugriff auf Daten und wichtige Dokumente im Notfall

Digitale Daten bringen uns in eine Abhängigkeit, die wir überhaupt nicht (mehr) wahrnehmen. Und obwohl viele von uns den Film “Das Netz*” mit Sandra Bullock kennen, realisieren wir nicht die Gefahr, die von der Digitalisierung ausgeht. 

  • Zum Auslesen brauchst du einen Datenträger. Wenn dieser defekt ist, hast du hoffentlich vorher diese Daten auf einem anderen Mittel gesichert.
  • Hast du dein Passwort vergessen, kommst du nicht mehr an deine Daten, deine Dokumente oder dein Vermögen. 
  • Wie bezahlst du, wenn aus irgendwelchen Gründen eine Kartenzahlung oder Banküberweisung nicht möglich ist? 
  • Bei einem Internetausfall kommst du nicht mehr an deine Daten – für wie lange?
  • Deine digitalen Daten können durch Cyber-Angriffe gehackt werden. Die Konsequenzen können nicht nur deine Privatsphäre betreffen, sondern dich sogar finanziell ruinieren. 
  • Bei Stromausfall oder Blackout hast du auf unbestimmte Zeit keinen Zugriff. Ohne Notstromversorgung durch eine Solar-Powerbank* oder eine Powerstation* kommst du ggf. nicht mal mehr an deine Kontaktadressen, wo du eventuell Zuflucht suchen könntest. Ist der Stromausfall bspw. lokal begrenzt, steht die Welt nicht still. Du benötigst also ggf. wichtige Daten oder Dokumente. Wie kommst du dann an diese, die du vielleicht nur in digitaler Form hinterlegt hattest? 
  • Kryptowährungen gehören sowieso erst dir, wenn du sie offline sicherst. Selbst Profis haben schon Millionen verloren, weil sie den bekannten Satz “Not your keys, not your coins” missachtet haben. Dein Geld auf dem Konto gehört ja auch erst dir, wenn du es physisch in deinen Besitz gebracht hast. 
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1.2 Analoge Datensicherung

1.2.1 Welche Daten du offline sichern solltest

Die Dokumente, die wir auf postalischem Wege erhalten, hat wahrscheinlich jeder von uns in gut sortierten Ringordnern abgeheftet. Was ist aber mit den Unterlagen, die wir 

  • per E-Mail erhalten,
  • auf unserem PC oder Handy gespeichert oder 
  • in der Cloud bzw. bei Google Drive abgelegt haben?
1.2.1.1 Direkt in dein E-Mail-Postfach

Inzwischen bekommen wir viele Rechnungen und Belege per E-Mail. Öffentliche Institutionen informieren uns Verbraucher nur noch per E-Mail darüber, dass ihm ein neues digitales Dokument in der sogenannten persönlichen Postbox zugegangen ist.

 Dies betrifft unter anderem folgende Dokumente:
  • Konto- und Depotauszüge
  • Steuerliche Bescheinigungen
  • Nachweise vom Stromanbieter
  • Verträge
  • Rechnungen von Versicherungen

Mal ehrlich, druckst du dir diese jedes Mal aus, um sie zu den anderen wichtigen Unterlagen in deinen Ringordnern abzuheften?

Wichtige Dokumente abheften
Wichtige Dokumente ausdrucken und abheften
1.2.1.2 Gespeichert auf dem PC oder Handy
  • Die Steuererklärung kann elektronisch übermittelt werden und schlummert dann als Kopie in einem digitalen Ordner auf dem PC. 
  • So manch einer hat eine Liste mit Passwörtern und Pins auf dem PC oder dem Handy abgelegt. Mir persönlich sind das auch viel zu viele. Auswendig kann ich diese alle nicht. Da ich selber schon mal eine Pin durcheinander gebracht habe, kenne ich auch das Theater mit einer gesperrten Bankkarte. Was aber, wenn wir auf die digitale Gedankenstütze nicht mehr zugreifen können? Ein analoges Passwortbüchlein* kann dir da aus der Patsche helfen.
1.2.1.3 In der Cloud ...

Ich sage es ganz offen: Ich habe noch nie etwas in einer Cloud abgespeichert (zumindest nicht bewusst) und weiß auch nicht wie das geht. Selber kenne ich aber durchaus Leute, die dort oder auf einem Google Drive für sie wichtige Dokumente abgelegt haben. Und wie greift man ohne Strom oder Internet auf diese Dokumente zu? 

1.2.1.4 Navigationssysteme

Wenn der Moment gekommen ist, dass du flüchten musst oder möchtest, dann solltest du folgendes auswendig im Kopf haben oder die Informationen auf Papier haben:

  • Wichtige Telefonnummern und Adressen (wo du evtl. Unterschlupf finden kannst)

  • nicht Bestandteil der Dokumentenmappe aber doch außerordentlich wichtig ist der Straßenatlas*. Für diesen wirst du sehr dankbar sein, wenn weder das Auto-Navi noch das Handy ein GPS-Signal empfangen. 

1.2.2 Dokumentenmappe

Der Sinn der Dokumentenmappe ist, dass du alle wichtigen Dokumente für den Notfall  gebündelt hast. 

1.2.2.1 Analoge Dokumentenmappe anlegen

Die Lösung ist, sich eine analoge Dokumentenmappe anzulegen. 

  • Drucke dir dazu alles aus, was du vorher nur digital abgelegt hattest. So hast du deine wichtige Daten und Unterlagen offline zur Hand
  • Ergänzend solltest du alle jene wichtigen Dokumente aus deinen Haushaltsordnern, die vor Verlust und Diebstahl geschützt werden müssen, dieser analogen Mappe hinzufügen. Am Besten liest du hierzu den Beitrag Dokumentenmappe – analog & digital. Dort findest du auch Hinweise wie und wo du den dicken und schweren Ordner dann sicher aufbewahren kannst.
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1.2.2.2 Digitale Sicherheitskopie

Eine digitale Sicherheitskopie komplettiert deine Datensicherung. Es widerspricht nicht dem, was ich voran gestellt habe, sondern es gibt dir mehr Kontrolle und Verfügungsgewalt in Notsituationen

1.2.3 Bargeld

Das Thema hat nicht direkt was mit deinen privaten Daten zu tun. Dennoch: 

  • Wie kommst du an Geld, wenn du deine Pin nicht auswendig weißt oder deine digitale Gedankenstütze nicht verfügbar ist? 
  • Wie kommst du bei einem Blackout an Geld? Dann funktionieren nämlich gar keine Bankautomaten mehr in einem erreichbaren Umkreis.
  • Wie bezahlst du im Supermarkt, Geschäft oder Restaurant wenn weder Karten- noch Onlinezahlung und auch keine Banküberweisung möglich ist (ob aufgrund deiner Bank oder eines Stromausfalls)?
  • Wie kannst du dir überhaupt des Geldes auf deinem Bankkonto sicher sein?
Zu der analogen Datensicherung gehört also auch einen Notgroschen zu Hause zu haben.

Denk dran: Vorsorge schafft Sicherheit und das betrifft auch deine Daten.

Deine Diana

Bildquelle: Pixabay

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