You are currently viewing Die Dokumentenmappe: analog & digital – so bist du auf der sicheren Seite

Die Dokumentenmappe: analog & digital – so bist du auf der sicheren Seite

* Hinweis: Wenn du etwas über einen mit einem * gekennzeichneten Affiliate-Link kaufst, entstehen dir dadurch KEINE Kosten und KEINE Nachteile. Du unterstützt damit aber meinen Blog. Dafür sage ich an dieser Stelle bereits DANKE!
Bitte teile den Beitrag und helfe damit anderen bei ihrer Vorsorge

Die Dokumentenmappe ist deine Absicherung. Sie kommt zum Tragen, wenn du keinen Zugriff (mehr) auf alle deine wichtigen Unterlagen hast.

1. Dokumentenmappe: für deine wichtigen Unterlagen

1.1 Was ist eine Dokumentenmappe?

Die Dokumentenmappe für den Notfall ist eine sorgfältig angelegte Vervielfältigung deiner wichtigsten Dokumente – als Kopie oder im Original.

Werbung

1.2 Sinn & Zweck

Die Dokumentenmappe kann dir eine Situation erleichtern. 

Du musst nicht erst nach Hause fahren. Du musst nicht erst Dokumente nach deren Vernichtung oder bei Verlust neu beantragen, sondern du kannst Dinge sofort erledigen oder Auskunft geben, wenn es maßgeblich ist. 

Die Dokumentenmappe erspart dir unnötigen Stress, mit dem du dich in einem tatsächlichen Notfall nicht noch herumschlagen müssen möchtest. 

Ist es dir auch schon mal passiert, dass du aus Versehen dein Portemonnaie mit dem Personalausweis, der Bankkarte etc. irgendwo liegen gelassen hast? Und selbst dann sind Kopien der Ausweisdokumente eine große Hilfe. 

Wir wollen uns nicht ausmalen wie es sich anfühlt alles zu verlieren. Und wofür wir aller Wahrscheinlichkeit nach keine Nerven haben werden, ist, dass die Neubeschaffung der Dokumente zusätzliche Schwierigkeiten bereitet.

1.3 Wann du sie brauchst...

Wie schon im Beitrag über das Notgepäck erwähnt, dient auch die Dokumentenmappe für den Notfall. Dies könnte in folgenden Fällen zutreffend sein:

1.3.1 Evakuierung oder Flucht

Eine Katastrophe kann dazu führen, dass du dein Zuhause fluchtartig verlassen musst. Du weißt dann eventuell nicht, ob du zurückkommen kannst, ob dein Zuhause noch bewohnbar und nicht zerstört sein wird. 

Werden dabei wichtige Dokumente vernichtet, hast du mit der Dokumentenmappe, auf Papier oder digitalNachweise, um Daten belegen zu können.

  • Ein Wohnungs- oder Hausbrand
  • Es wurde ein Gasleck entdeckt
  • Bergung von Weltkriegsmunition (Bombenentschärfung)
  • soziale Unruhen, Krieg
  • Naturkatastrophen wie eine drohende Flut oder ein Erdbeben
  • Waldbrand in Nähe von Wohngegenden

Werbung

1.3.2 Du bist außer Haus

Vielleicht bist du im Ernstfall nicht zu Hause und kannst nicht kurzfristig zurückkehren. Du bist gerade im Urlaub, im Auslandseinsatz oder irgendwo weit weg zu Besuch, wenn du auf ein wichtiges Dokument zugreifen musst. 

Die digitale Dokumentenmappe kannst du stets mit dir führen.

  • Wird dir das Portemonnaie geklaut, hast du alle wichtigen Papiere parat und kannst so leicht deine Bank verständigen, um dein Bankkonto sperren lassen.
  • Werden dir Wertgegenstände bei einem Einbruch gestohlen, kannst du anhand von Belegen deren Besitz und Echtheit nachweisen. 
  • Stößt deinem Partner etwas schlimmes zu, hast du seine Vorsorgevollmacht griffbereit.

1.4 Was gehört rein?

Unablässig sind Dokumente folgender Themenfelder:

  • Persönliche Daten
  • Arbeit, Steuern & Rente
  • Verträge & Versicherungen
  • Nachweise
  • Sonstige Dokumente

Welche Dokumente du im Detail in deiner Dokumentenmappe abheften solltest, listen die umfangreichen Checklisten auf. 

Krisenvorsorge Checklisten

Sorge vor und starte jetzt mit den 10-seitigen Checklisten. Im 2-wöchigen Newsletter erfährst du, wenn es eine neue Revision gibt.

Ich sende keinen Spam. Versprochen! Lies meine Datenschutzerklärung.

1.5 Mehrere Ausfertigungen

Dokumente wie die Geburtsurkunde und den Sozialversicherungsausweis bewahre ich im Original auf. Genügt ein Nachweis, so habe ich mich für die Kopie entschieden. 

Mach es einfach so, wie du dich damit abgesichert fühlst. Möchtest du ein Originaldokument in der Dokumentenmappe hinterlegen, denke daran, eine Kopie in dem Ordner zu hinterlassen, aus dem du das Original entfernt hast.

1.5.1 Separater A4-Ringordner

Hefte alle wichtigen Dokumente in einem separaten DIN A4-Ringordner zusammen ab. So ist für den Notfall alles beisammen. Mit Hilfe von Register- oder Trennkarten* kannst du Ordnung in den Ordner bringen. 

Ich bekam mal eine wunderschöne und sündhaft teure Dokumentenmappe aus Leder geschenkt. Diese bieten meist aber nicht so viel Platz im Gegensatz zu einem haushaltsüblichen Aktenordner. Deshalb würde ich so eine edle Dokumentenmappe eher für geschäftliche Termine statt deiner Vorsorge empfehlen.  

1.5.2 Digitale Dokumentenmappe

Sichere dich doppelt ab! Oder dreifach. Die digitale Kopie kann ein Ordner auf dem Laufwerk deines Laptops, einem USB-Stick oder einer externen Festplatte* sein. 

Ich habe mich entschieden meine digitale Dokumentenmappe auf meinem Notebook und auf einem USB-Stick* zu hinterlegen. Letzteren kann ich immer bei mir haben und er passt in jedes Reisegepäck. 

Den digitalen Ordner unterteilst du dann gleichermaßen, wie du den Inhalt mit den Trennkarten im Ringordner geordnet hast. 

So behältst du den Überblick und findest entsprechende Dokumente schnell wieder. 

1.6 Sichere Aufbewahrungsorte

1.6.1 Für den Ringordner

Der Ringordner ist ja schon etwas sperrig und schwer. Folgende Aufbewahrungsmöglichkeiten kannst du für für dich überlegen:

  • Im Fluchtrucksack deines Notgepäcks
  • Im Schließfach bei einer Bank
  • Am zweiten Wohnort (falls vorhanden)
  • Bei der Familie oder einer Person, der du vertraust
  • Wassergeschützt im Garten vergraben

1.6.2 Für die digitale Kopie der Dokumentenmappe

  • bei deinen persönlichen Gegenständen: Nun wirst du das Notgepäck im Alltag nicht bei dir haben. Ob du deine entfernt wohnende Familie besuchst, in den Urlaub fährst oder dich dein Arbeitgeber auf Dienstreise schickt: Eine digitale Kopie kannst du deinen persönlichen Gegenständen zufügen. Denke dann aber daran, die Gefahr zu reduzieren, dass du den USB-Stick verlierst und jemand Zugriff auf deine persönlichen Dokumente erlangen könnte. Wichtig ist hier insbesondere, den Ordner mit einem Passwort zu schützen.

Werbung

1.7 Halte die Dokumentenmappe aktuell

Wie bei dem Fluchtrucksack ist es mit der einmaligen Anlegung der Dokumentenmappe leider auch nicht getan. 

Wenn du wichtige Papiere per Post oder per E-Mail erhältst, heftest du sie normalerweise in deinen Ordner zu Hause ab, in denen du alle deine Dokumente aufbewahrst. Von nun an, musst du immer eine Kopie anfertigen und eine Ausfertigung deiner Dokumentenmappe hinzufügen. 

Ebenfalls muss das Dokument eingescannt werden, um auch die digitale Version aktuell zu halten. Hast du dafür zu Hause keine Möglichkeit, kannst du einmal pro Monat oder Vierteljahr zu einem Kopiercenter gehen. 

Ein- bis zweimal im Jahr solltest du deine Mappe auch durchblättern und überlegen, ob alle Dokumente noch ihre Gültig- und Richtigkeit haben. Als Gedankenstütze kannst du dir einen Vermerk im Kalender machen und folgende Fragen notieren:

  • Ist die analoge Dokumentenmappe auf dem neuesten Stand oder sind inzwischen wichtige Unterlagen hinzuzufügen bzw. auszutauschen (zum Beispiel bei Vertragswechsel)? 
  • Haben alle Versionen der Dokumentenmappe, inklusive der digitalen, den gleichen Stand?
  • Sind die Telefonnummern und Adressen noch aktuell?

Wie sieht es bei dir aus? Hast du schon eine Dokumentenmappe angelegt? Falls nicht, was hält dich davon ab? Hat dir der Artikel gefallen und dich überzeugt? 

Im Prinzip ist es eine einfache Sache und an einem Tag zu erledigen. Ja, es ist lästig und kostet Überwindung. Hast du das aber einmal gemacht, ist die Aktualisierung einzelner Seiten oder die Ergänzung um weitere Dokumente meist schnell erledigt. 

Denk dran: Vorsorge schafft Sicherheit,

deine Diana

Bildquelle: Texler/pixabay

Bitte teile den Beitrag und helfe damit anderen bei ihrer Vorsorge

Schreibe einen Kommentar