Büromaterial um eine analoge und digitale Dokumentenmappe anzulegen
* Hinweis: Wenn du etwas über einen mit einem * gekennzeichneten Affiliate-Link kaufst, entstehen dir dadurch KEINE Kosten und KEINE Nachteile. Du unterstützt damit aber meinen Blog. Dafür sage ich an dieser Stelle bereits DANKE!
Bitte teile den Beitrag und helfe damit anderen bei ihrer Vorsorge

Grundsätzlich empfehle ich dir eine Dokumentenmappe in zweifacher Ausfertigung – und zwar in analoger und digitaler Ausfertigung. So hast du wichtige Dokumente für den Notfall zur Hand, unabhängig davon in welcher Krisensituation du dich dann befindest.

1. Die Dokumentenmappe

1.1 Warum brauchst du eine?

In jedem Haushalt gibt es mehrere Ringordner, in denen die wichtigen Unterlagen aufbewahrt werden. Warum solltest du also eine separate Dokumententasche oder -mappe anlegen?

  • Hast du deine Dokumente parat, kannst du Auskünfte erteilen, wenn es maßgeblich ist
  • Mit Rechnungen, Nachweisen und Belegen gestaltet sich die Neubeschaffung wichtiger Dokumente leichter.
  • Musst du auf deine Dokumententasche zurückgreifen, befindest du dich wahrscheinlich eh schon in einer schweren Lebenslage. Die Dokumentenmappe spart dir bei der Neubeantragung der Dokumente Geld, Zeit und Nerven.

1.2 Wann kommt die Dokumentenmappe zum Tragen?

Die Dokumentenmappe dient dem Notfall und stellt eine Absicherung dar. Sie kommt zum Tragen, wenn du keinen Zugriff mehr auf alle deine wichtigen Unterlagen hast. Wann kann dies der Fall sein?

1.2.1 Bei Verlust oder Diebstahl

Zwei Beispiele dafür, wie dir die Dokumentenmappe einen Bärendienst erweisen wird, wenn du wichtige Dokumente verlierst oder sie dir gestohlen werden:

  • Ist es dir auch schon mal passiert, dass du aus Versehen dein Portemonnaie mit dem Personalausweis, der Bankkarte etc. irgendwo liegen gelassen hast? Hast du Kopien der nötigen Dokumente angelegt, kannst du deine Bank verständigen, um dein Bankkonto sperren zu lassen. Auch die Neubeschaffung von Personalien gestaltet sich so wesentlich einfacher.
  • Werden dir Wertgegenstände bei einem Einbruch gestohlen, kannst du anhand von Belegen deren Besitz und Echtheit nachweisen.

1.2.2 Bei Vernichtung, einer Evakuierung oder Flucht

Eine Katastrophe kann dazu führen, dass du dein Zuhause fluchtartig verlassen musst. Du weißt dann eventuell nicht, ob du zurückkommen kannst, ob dein Zuhause noch bewohnbar und nicht zerstört sein wird.

Mögliche Szenarien wären:

  • Ein Wohnungs- oder Hausbrand (bei Stromausfall besteht erhöhte Brandgefahr)
  • Es wurde ein Gasleck entdeckt
  • Bergung von Weltkriegsmunition (Bombenentschärfung)
  • Soziale Unruhen, Plünderungen, Krieg
  • Naturkatastrophen wie eine drohende Flut oder ein Erdbeben
  • Waldbrand in der Nähe von Wohngegenden
Wichtige Dokumente im Notfall im Fluchtrucksack dabei haben
Werden dabei wichtige Dokumente vernichtet, hast du mit der Dokumentenmappe, analog und digital, Nachweise, um Daten belegen und neue Dokumente beschaffen zu können.

Ganz aktuell sind auch die Warnungen vor Stromausfällen oder einem Blackout. Hier solltest du die erhöhte Brandgefahr nicht außer Acht lassen. Das Anfertigen einer Dokumentenmappe gehört deshalb auch zu deiner Notvorsorge bei Stromausfall.

1.2.3 Du bist außer Haus - unterwegs und auf Reisen

Vielleicht bist du im Ernstfall nicht zu Hause und kannst nicht kurzfristig zurückkehren. Führst du deine digitale Dokumentenmappe stets mit dir, kannst du in folgenden Situationen auf deine Dokumente zurückgreifen:

  • Du bist gerade auf Reisen
  • Du befindest dich auf einem Auslandseinsatz
  • Eine andere Person hat einen Notfall erlitten, du musst dahin eilen und benötigst Nachweise, um (medizinische oder juristische) Auskünfte zu bekommen oder Entscheidungen für diese Person treffen zu dürfen. So hast du dann beispielsweise die Vorsorgevollmacht oder Patientenverfügung griffbereit.

1.3 Welche wichtigen Dokumente für den Notfall gehören hinein?

Es gibt Dokumente, die du im Original vorlegen können solltest. Bei anderen reicht eine bloße Kopie und dann gibt es besondere Dokumente, bei denen du mit einer Beglaubigung durch einen Notar auf Nummer sicher gehst. Natürlich ist diese Unterscheidung nur bei der analogen Dokumentenmappe möglich. Auf diese kannst du ja im Notall, wenn auch zeitverzögert, zurückgreifen. 

1.3.1 Dokumente im Original

Hierzu gehören vor allem:
  • Geburtsurkunde
  • Heiratsurkunde
  • Sozialversicherungsausweis

Tipp: Damit du auch in deinen anderen Ringordnern zu Hause deine Ordnung beibehältst, kannst du bei den Originaldokumenten zumindest eine Kopie derer in dem Ordner ablegen, aus dem du das Dokument entfernt hattest. So bleiben deine Ordner lückenlos und vollständig.

1.3.2 Dokumente als beglaubigte Kopie

Beglaubigte Kopien können zum Beispiel verhindern, dass deine Unterschrift im Notfall nicht anerkannt wird. Hierzu zählen folgende wichtige Unterlagen:

  • Vorsorgevollmacht
  • Patientenverfügung
  • Testament
  • Besitzurkunden (Eigenheim, Eigentumswohnung)
Tipp:Lege auch von den beglaubigten Dokumenten eine Kopie in den Ordner, aus dem du diese entfernt hattest.

1.3.3 Dokumente als einfache Kopie

In vielen Fällen reicht eine bloße Kopie als Nachweis:

  • Personalausweis und Reisepass
  • Führerschein und Fahrzeugpapiere
  • Krankenkassenkarte
  • Daten für das Online-Banking, ein Passwortbuch* oder -liste
  • Wichtige Kontakte (als Liste oder kleines Adressbuch)
  • Gehaltsabrechnungen
  • Steuererklärungen
  • Renteninformation und den Rentenverlauf
  • Vertrags- und Versicherungsnachweise
  • Rechnungen und Belege für Sachwerte
  • Sonstige Dokumente

Welche Dokumente du im Detail in deiner Dokumentenmappe abheften solltest, listen die umfangreichen Checklisten auf.

Disclaimer: Die Auflistung erfolgte nach bestem Wissen und Gewissen aber erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Bei Unklarheiten fragst du am Besten beim jeweiligen Amt nach, was für die Ausstellung dieser Dokumente zuständig ist.

1.4 Zur Sicherheit: zweifache Ausfertigung

1.4.1 Analoge Dokumentenmappe

Die analoge Dokumentenmappe beinhaltet sowohl Original-Dokumente als auch Kopien wichtiger Unterlagen. So hast du für den Notfall alles beisammen. Mit Hilfe von Register- oder Trennkarten* kannst du für Ordnung sorgen. 

1.4.2 Digitale Datensicherung

Eine digitale Dokumentenmappe kannst du immer mit dir führen. Ein USB-Stick im Scheckkartenformat* beispielsweise passt wunderbar in dein Portemonnaie. 

Eine zweite Sicherungskopie könntest du in deinem Notfallrucksack verstauen. Diesen solltest du sowieso für den Notfall griffbereit halten. Verschließe deinen Datenträger mit einem Passwort, an das du dich auch im Notfall erinnern wirst.

Unterteile den digitalen Ordner gleichermaßen, wie du den Inhalt im Ringordner mit den Trennkarten geordnet hast. So behältst du den Überblick und findest entsprechende Dokumente schnell wieder.

1.5 Wo aufbewahren?

1.5.1 Analoge Dokumentenmappe

Die analoge Dokumentenmappe ist am Ende ein schwerer Ringordner mit deinen Unterlagen in Papierform, den du nur schwerlich mit dir führen kannst. Sicher aufbewahren kannst du ihn an folgenden Orten:

  • An einem sicheren Ort in deinem Zuhause (evtl. in einer feuerfesten Dokumententasche)
  • Bei der Familie oder einer nahestehenden Person, der du vertraust
  • Du kannst sie wassergeschützt im Garten vergraben
  • Zur sicheren Aufbewahrung eignet sich auch ein Wertschließfach.

1.5.2 Digitale Datensicherung

Bei der digitalen Datensicherung macht eine zweifache Sicherung durchaus Sinn:

  1. Einmal auf einem USB-Stick (im Scheckkartenformat)*, den du immer mit dir führst und
  2. eine zweite auf einem Datenträger, der in dem Notfallrucksack verbleibt. Das Problem mit dem Notfallrucksack ist ja, dass es Dinge gibt, die wir in unserem Alltag benötigen. Dazu gehört bspw. auch das Portemonnaie. Es ist eh schon eine Herausforderung an diese kleinen Dinge zu denken, solltest du flüchten müssen. Eine Rückkehr, um etwas Wichtiges doch noch zu holen, ist in so einem Fall höchstwahrscheinlich nicht möglich. Hast du eine separate Dokumentenmappe angelegt, die im Notfallrucksack verbleibt, brauchst du dir dies bzgl. keine Gedanken mehr machen.

1.5.3 Feuerfeste und wasserdichte Dokumentenmappen

Möchtest du dich gegen alle Katastrophenszenarien absichern, könntest du eine feuerfeste und wasserdichte Dokumentenmappe oder -kassette in Betracht ziehen.

Große (43,2 x 30,5 x 14,7 cm) feuerfeste Tasche, feuerfeste Dokumententaschen, feuerfeste Geldtasche, wasserdicht, für Aufbewahrung von Dokumenten und Wertsachen
Honeywell 1103G Wasserdichter feuerfester Dokumentenkassette, 7.3 L, 30 Minuten Schutz mit Tragegriff

1.6 Halte die Dokumentenmappe aktuell

Mit der einmaligen Anlegung der Dokumentenmappe ist es leider nicht getan. Sie muss regelmäßig auf Vollständigkeit und Aktualität überprüft werden.

1.6.1 Dokumentenmappe vervollständigen

Wenn du wichtige Papiere per Post erhältst, heftest du sie normalerweise in deinem Ordner zu Hause ab, in dem du alle deine Dokumente aufbewahrst.

  • Von nun an, musst du immer eine Kopie anfertigen, diese deiner Dokumentenmappe hinzufügen.
  • Ebenfalls musst du das Dokument einscannen, um auch die digitalen Ausfertigungen aktuell zu halten.
  • Auch wichtige Unterlagen, die du per E-Mail erhältst, solltest du für eine analoge Datensicherung ausdrucken.

Tipp: Überlege dir, in welcher Regelmäßigkeit du die Dokumentenmappe aktualisieren möchtest. Jedes Quartal? Oder einmal im halben Jahr? Zu diesem Zeitpunkt aktualisierst du alle deine Mappen. Das kostet dich ein paar Stunden aber alle Ausfertigungen sind dann auf dem gleichen Stand. 

Um dir das Aktualisieren der digitalen Dokumentenmappen zu erleichtern, kannst du dir einen separaten Ordner auf deinem PC einrichten. Versehe diesen mit dem Datum, wann du die Mappe das letzte Mal aktualisiert hast. Bei einer erneuten Aktualisierung, kopierst du dir diesen Ordner auf deine digitalen Datenträger (den, den du mit dir führst und der, der in deinem Notfallrucksack verbleibt). So ersetzt du die alte Ausfertigung und deine Daten bleiben aktuell und aufgeräumt.

1.6.2 Dokumentenmappe aussortieren

Einmal im Jahr solltest du deine Mappe auch durchblättern und überlegen, ob alle Dokumente noch ihre Gültig- und Richtigkeit haben.
  • Gibt es überholte Dokumente, wie bei einem erfolgten Vertragswechsel?
  • Gibt es Dokumente, die ihre Aufbewahrungsfrist überschritten haben?
Vergiss’ nicht, diese Dokumente dann auch aus den digitalen Ausfertigungen zu entfernen.

Wie sieht es bei dir aus? Hast du schon eine Dokumentenmappe angelegt? Falls nicht, was hält dich davon ab? Hat dich der Artikel von der Notwendigkeit überzeugt? 

Im Prinzip ist es eine einfache Sache und an einem Tag zu erledigen. Ja, es ist lästig und kostet Überwindung. Hast du das aber einmal gemacht, ist die Aktualisierung einzelner Seiten oder die Ergänzung um weitere Dokumente meist schnell erledigt. 

Denk dran: Vorsorge schafft Sicherheit,

deine Diana

Bildquelle: Pixabay

Bitte teile den Beitrag und helfe damit anderen bei ihrer Vorsorge

Letzte Aktualisierung am 30.11.2022 um 07:12 Uhr / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API

Schreibe einen Kommentar