Grundsätzlich empfehle ich dir eine Dokumentenmappe in zweifacher Ausfertigung – und zwar in analoger und digitaler Ausfertigung. So hast du wichtige Dokumente für den Notfall zur Hand, unabhängig davon in welcher Krisensituation du dich dann befindest.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Die Dokumentenmappe
- 1.1 Warum brauchst du eine?
- 1.2 Wann kommt die Dokumentenmappe zum Tragen?
- 1.2.1 Bei Verlust oder Diebstahl
- 1.2.2 Bei Vernichtung, einer Evakuierung oder Flucht
- 1.2.3 Du bist außer Haus - unterwegs und auf Reisen
- 1.3 Welche wichtigen Dokumente für den Notfall gehören hinein?
- 1.3.1 Dokumente im Original
- 1.3.2 Dokumente als beglaubigte Kopie
- 1.3.3 Dokumente als einfache Kopie
- 1.4 Zur Sicherheit: zweifache Ausfertigung
- 1.4.1 Analoge Dokumentenmappe
- 1.4.2 Digitale Datensicherung
- 1.5 Wo aufbewahren?
- 1.5.1 Analoge Dokumentenmappe
- 1.5.2 Digitale Datensicherung
- 1.5.3 Feuerfeste und wasserdichte Aufbewahrungsmöglichkeiten
- 1.6 Halte die Dokumentenmappe aktuell
- 1.6.1 Dokumentenmappe vervollständigen
- 1.6.2 Dokumentenmappe aussortieren
1. Die Dokumentenmappe
1.1 Warum brauchst du eine?
In jedem Haushalt gibt es mehrere Ringordner, in denen die wichtigen Unterlagen aufbewahrt werden. Warum solltest du also eine separate Dokumententasche oder -mappe anlegen?
- Hast du deine Dokumente parat, kannst du Auskünfte erteilen, wenn es maßgeblich ist
- Mit Rechnungen, Nachweisen und Belegen gestaltet sich die Neubeschaffung wichtiger Dokumente leichter.
- Musst du auf deine Dokumententasche zurückgreifen, befindest du dich wahrscheinlich eh schon in einer schweren Lebenslage. Die Dokumentenmappe spart dir bei der Neubeantragung der Dokumente Geld, Zeit und Nerven.
1.2 Wann kommt die Dokumentenmappe zum Tragen?
Die Dokumentenmappe dient dem Notfall und stellt eine Absicherung dar. Sie kommt zum Tragen, wenn du keinen Zugriff mehr auf alle deine wichtigen Unterlagen hast. Wann kann dies der Fall sein?
1.2.1 Bei Verlust oder Diebstahl
Zwei Beispiele dafür, wie dir die Dokumentenmappe einen Bärendienst erweisen wird, wenn du wichtige Dokumente verlierst oder sie dir gestohlen werden:
- Ist es dir auch schon mal passiert, dass du aus Versehen dein Portemonnaie mit dem Personalausweis, der Bankkarte etc. irgendwo liegen gelassen hast? Hast du Kopien der nötigen Dokumente angelegt, kannst du deine Bank verständigen, um dein Bankkonto sperren zu lassen. Auch die Neubeschaffung von Personalien gestaltet sich so wesentlich einfacher.
- Werden dir Wertgegenstände bei einem Einbruch gestohlen, kannst du anhand von Belegen deren Besitz und Echtheit nachweisen.
1.2.2 Bei Vernichtung, einer Evakuierung oder Flucht
Mögliche Szenarien wären:
- Ein Wohnungs- oder Hausbrand (bei Stromausfall besteht erhöhte Brandgefahr)
- Es wurde ein Gasleck entdeckt
- Bergung von Weltkriegsmunition (Bombenentschärfung)
- Soziale Unruhen, Plünderungen, Krieg
- Naturkatastrophen wie eine drohende Flut oder ein Erdbeben
- Waldbrand in der Nähe von Wohngegenden
Ganz aktuell sind auch die Warnungen vor Stromausfällen oder einem Blackout. Hier solltest du die erhöhte Brandgefahr nicht außer Acht lassen. Das Anfertigen einer Dokumentenmappe gehört deshalb auch zu deiner Notvorsorge bei Stromausfall.
1.2.3 Du bist außer Haus - unterwegs und auf Reisen
Vielleicht bist du im Ernstfall nicht zu Hause und kannst nicht kurzfristig zurückkehren. Führst du deine digitale Dokumentenmappe stets mit dir, kannst du in folgenden Situationen auf deine Dokumente zurückgreifen:
- Du bist gerade auf Reisen
- Du befindest dich auf einem Auslandseinsatz
- Eine andere Person hat einen Notfall erlitten, du musst dahin eilen und benötigst Nachweise, um (medizinische oder juristische) Auskünfte zu bekommen oder Entscheidungen für diese Person treffen zu dürfen. So hast du dann beispielsweise die Vorsorgevollmacht oder Patientenverfügung griffbereit.
1.3 Welche wichtigen Dokumente für den Notfall gehören hinein?
1.3.1 Dokumente im Original
- Geburtsurkunde
- Heiratsurkunde
- Sozialversicherungsausweis
Tipp: Damit du auch in deinen anderen Ringordnern zu Hause deine Ordnung beibehältst, kannst du bei den Originaldokumenten zumindest eine Kopie derer in dem Ordner ablegen, aus dem du das Dokument entfernt hattest. So bleiben deine Ordner lückenlos und vollständig.
1.3.2 Dokumente als beglaubigte Kopie
Beglaubigte Kopien können zum Beispiel verhindern, dass deine Unterschrift im Notfall nicht anerkannt wird. Hierzu zählen folgende wichtige Unterlagen:
- Vorsorgevollmacht
- Patientenverfügung
- Testament
- Besitzurkunden (Eigenheim, Eigentumswohnung)
1.3.3 Dokumente als einfache Kopie
In vielen Fällen reicht eine bloße Kopie als Nachweis:
- Personalausweis und Reisepass
- Führerschein und Fahrzeugpapiere
- Krankenkassenkarte
- Daten für das Online-Banking, ein Passwortbuch* oder -liste
- Wichtige Kontakte (als Liste oder kleines Adressbuch)
- Gehaltsabrechnungen
- Steuererklärungen
- Renteninformation und den Rentenverlauf
- Vertrags- und Versicherungsnachweise
- Rechnungen und Belege für Sachwerte
- Sonstige Dokumente
Welche Dokumente du im Detail in deiner Dokumentenmappe abheften solltest, listen die umfangreichen Checklisten auf.
Disclaimer: Die Auflistung erfolgte nach bestem Wissen und Gewissen aber erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Bei Unklarheiten fragst du am Besten beim jeweiligen Amt nach, was für die Ausstellung dieser Dokumente zuständig ist.
1.4 Zur Sicherheit: zweifache Ausfertigung
1.4.1 Analoge Dokumentenmappe
Die analoge Dokumentenmappe beinhaltet sowohl Original-Dokumente als auch Kopien wichtiger Unterlagen. So hast du für den Notfall alles beisammen. Mit Hilfe von Register- oder Trennkarten* kannst du für Ordnung sorgen.
1.4.2 Digitale Datensicherung
Eine digitale Dokumentenmappe kannst du auf einem USB-Stick* immer mit dir führen. Wählst du einen im Scheckkartenformat*, passt er wunderbar in dein Portemonnaie.
Eine zweite Sicherungskopie könntest du in deinem Notfallrucksack verstauen. Diesen solltest du sowieso für den Notfall griffbereit halten. Verschließe deinen Datenträger mit einem Passwort, an das du dich auch im Notfall erinnern wirst.
1.5 Wo aufbewahren?
1.5.1 Analoge Dokumentenmappe
Die analoge Dokumentenmappe ist am Ende ein schwerer Ringordner mit deinen Unterlagen in Papierform, den du nur schwerlich mit dir führen kannst. Sicher aufbewahren kannst du ihn an folgenden Orten:
- An einem sicheren Ort in deinem Zuhause (evtl. in einer feuerfesten Dokumententasche)
- Bei der Familie oder einer nahestehenden Person, der du vertraust
- Du kannst sie wassergeschützt im Garten vergraben
- Zur sicheren Aufbewahrung eignet sich auch ein Wertschließfach.
1.5.2 Digitale Datensicherung
Bei der digitalen Datensicherung macht eine zweifache Sicherung durchaus Sinn:
- Einmal auf einem USB-Stick (im Scheckkartenformat)*, den du immer mit dir führst und
- eine zweite auf einem Datenträger, der in dem Notfallrucksack verbleibt. Das Problem mit dem Notfallrucksack ist ja, dass es Dinge gibt, die wir in unserem Alltag benötigen. Dazu gehört bspw. auch das Portemonnaie. Es ist eh schon eine Herausforderung an diese kleinen Dinge zu denken, solltest du flüchten müssen. Eine Rückkehr, um etwas Wichtiges doch noch zu holen, ist in so einem Fall höchstwahrscheinlich nicht möglich. Hast du eine separate Dokumentenmappe angelegt, die im Notfallrucksack verbleibt, brauchst du dir dies bzgl. keine Gedanken mehr machen.
1.5.3 Feuerfeste und wasserdichte Aufbewahrungsmöglichkeiten
Möchtest du dich gegen alle Katastrophenszenarien absichern, könntest du eine feuerfeste und wasserdichte Tasche oder Kassette in Betracht ziehen.
1.6 Halte die Dokumentenmappe aktuell
Mit der einmaligen Anlegung der Dokumentenmappe ist es leider nicht getan. Sie muss regelmäßig auf Vollständigkeit und Aktualität überprüft werden.
1.6.1 Dokumentenmappe vervollständigen
Wenn du wichtige Papiere per Post erhältst, heftest du sie normalerweise in deinem Ordner zu Hause ab, in dem du alle deine Dokumente aufbewahrst.
- Von nun an, musst du immer eine Kopie anfertigen, diese deiner Dokumentenmappe hinzufügen.
- Ebenfalls musst du das Dokument einscannen, um auch die digitalen Ausfertigungen aktuell zu halten.
- Auch wichtige Unterlagen, die du per E-Mail erhältst, solltest du für eine analoge Datensicherung ausdrucken.
Tipp: Überlege dir, in welcher Regelmäßigkeit du die Dokumentenmappe aktualisieren möchtest. Jedes Quartal? Oder einmal im halben Jahr? Zu diesem Zeitpunkt aktualisierst du alle deine Mappen. Das kostet dich ein paar Stunden aber alle Ausfertigungen sind dann auf dem gleichen Stand.
Um dir das Aktualisieren der digitalen Dokumentenmappen zu erleichtern, kannst du dir einen separaten Ordner auf deinem PC einrichten. Versehe diesen mit dem Datum, wann du die Mappe das letzte Mal aktualisiert hast. Bei einer erneuten Aktualisierung, kopierst du dir diesen Ordner auf deine digitalen Datenträger (den, den du mit dir führst und der, der in deinem Notfallrucksack verbleibt). So ersetzt du die alte Ausfertigung und deine Daten bleiben aktuell und aufgeräumt.
1.6.2 Dokumentenmappe aussortieren
- Gibt es überholte Dokumente, wie bei einem erfolgten Vertragswechsel?
- Gibt es Dokumente, die ihre Aufbewahrungsfrist überschritten haben?
Wie sieht es bei dir aus? Hast du schon eine Dokumentenmappe angelegt? Falls nicht, was hält dich davon ab? Hat dich der Artikel von der Notwendigkeit überzeugt?
Im Prinzip ist es eine einfache Sache und an einem Tag zu erledigen. Ja, es ist lästig und kostet Überwindung. Hast du das aber einmal gemacht, ist die Aktualisierung einzelner Seiten oder die Ergänzung um weitere Dokumente meist schnell erledigt.
Denk dran: Vorsorge schafft Sicherheit,
deine Diana
Bildquelle: Pixabay
Letzte Aktualisierung am 27.05.2023 um 18:21 Uhr / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API
